準備するということの重要性:役員会議の議事録をビジネスの武器に変える方法

役員会議の内容を記録するにあたり適切な準備をしておくことは賢い習慣というだけにとどまらず、正確で簡潔な議事録作成の基本を押さえておくことで会議参加者に対しても高い貢献となります。 会議が始まる前にノートを取る準備時間を持つことで、ディスカッション中の混乱を避け、記録過程でのミスを減らし、全体的な効率を高めることが出来ます。 正確かつ生産性の高い議事録を作成するには、次の3つの手順を押さえておくと良いでしょう。

役員会議のデジタル化に関する5つの誤解

今日、情報技術の進歩は企業経営やコミュニケーション手段においても大きな変化をもたらしている。役員会議においては、紙媒体から徐々にボードポータルに代表される最新技術を搭載したツールやプロセス自動化への移行によって、役員の職務の合理化が進んでいる。

しかしながら、企業においてボードポータルの導入が一体どのようなメリットをもたらしてくれるのか明確に把握出来ず、導入を躊躇している担当者が多いのが現実である。また様々な技術的懸念が検討を進めるにおいて障害となっている事例もよく見受けられる。

ボードポータル活用状況から見えてくる日米企業の差

1990年代のワールドコム、エンロンにおける不正事件は、アメリカの企業に大きなマインドシフトをもたらした。 コーポレートガバナンスにおける米政府の新たな規制に加え企業株主からの要望という外部からのプレッシャーに応じる形で米企業は様々なコーポレートガバナンス強化のための取り組みを行ってきた。

その中でも大きな項目のひとつとして会議資料の管理がある。

取締役会、その他理事会や管理職が行う会議資料の取り扱いについて、どの企業も従来の紙やメールでの配布といった体制を改め、セキュリティ管理を 強化した。

企業の上層部が出席する会議は当然、企業の重要な機密事項が含まれており、そのような資料が何らかの理由で社外へ流出し情報漏洩となった際には、株主や顧客に多大な迷惑をかけることとなり、企業にとっても莫大な損失となるからだ。

その頃よりボードポータルと呼ばれる会議資料共有のためのソフトウェアがいくつかのプロバイダより開発され瞬く間に多くの企業で使われることとなった。ちょうどアップル社より初代iPadが発売されたタイミングでもあり、多くのエグゼクティブがボードポータルをタブレットで利用し始め、更に広く普及することとなった。

ボードポータルという言葉は、日本ではまだあまり馴染みがなくペーパーレス会議システムと呼んだ方がイメージし易いかもしれない。しかし、ボードポータルとペーパーレス会議システムとの大きな違いは、最先端のセキュリティ技術で守られたクラウド環境で会議資料を安全に共有し、参加メンバーによって資料のアクセス権を細かく設定でき、訂正や更新も簡単かつタイムリーに行えるだけではなく、議決、評決、そして電子署名のプロセスを自動化できる点である。